Modification des délais de validation à partir du 1er juin 2025

Le 1er juin 2025, les titres-services deviendront entièrement numériques. Les utilisateurs géreront ces titres-services électroniques dans un portefeuille en ligne. Pour ceux qui ont des difficultés à se connecter à cet environnement en ligne, une solution alternative est proposée par e-mail ou par lettre et téléphone.

Cela signifie qu'il y aura deux groupes d'utilisateurs de titres-services :

• les utilisateurs qui gèrent leurs titres-services dans leur portefeuille en ligne 
• les utilisateurs qui utilisent la solution alternative.

Pour les deux groupes d'utilisateurs, de nouveaux délais de validation (automatique) des performances s'appliqueront à partir du 1er juin 2025. Les délais diffèrent également entre les deux groupes.

Dans cet article nous expliquons en détail les différents délais de validation lors de l'introduction des prestations à partir du 1er juin 2025. Nous expliquons cela à l'aide de divers scénarios et organigrammes.

Enfin, nous expliquons également les modifications apportées au délai d'enregistrement des prestations et au Job Tracker 2.0.

Encodage des prestations pour les utilisateurs qui gèrent leurs titres-services via leur profil en ligne (en vigueur à partir du 1/6/2025)

1. L'employé saisit les prestations (voir organigramme 1) :

• Le délai de validation de l'utilisateur est de 5 jours ouvrables.
• Le délai de validation de l'entreprise est de 5 jours ouvrables.

Que se passe-t-il si une ou plusieurs parties ne valident pas ?

• • L'utilisateur a-t-il validé dans les 5 jours ouvrables ET l'entreprise n'a-t-elle pas validé dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 5 jours ouvrables.
  • L'utilisateur n'a pas validé dans les 5 jours ouvrables ET il y a une validation par l'entreprise dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 5 jours ouvrables.
  • L'utilisateur n'a pas validé dans les 5 jours ouvrables ET il n'y a pas de validation par l'entreprise dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 5 jours ouvrables.

2. L'entreprise saisit la performance (voir organigramme 2) :

• La période de validation de l'employé est de 5 jours ouvrables.
• Le délai de validation de l'utilisateur est de 5 jours ouvrables.

Que se passe-t-il si une ou plusieurs parties ne valident pas ?

• • L'utilisateur a-t-il validé dans les 5 jours ouvrables ET le travailleur n'a-t-il pas validé dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 5 jours ouvrables.
  • L'utilisateur n'a pas validé dans les 5 jours ouvrables ET il y a une validation par le travailleur dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 5 jours ouvrables.
  • L'utilisateur n'a pas validé dans les 5 jours ouvrables ET il n'y a pas de validation par l'employé dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 30 jours calendaires.
    Dans ce cas, l'utilisateur recevra un premier courriel de rappel le 10e jour calendaire et un second le 20e jour calendaire.

Que se passe-t-il si l'utilisateur valide encore après les 5 premiers jours ouvrables ?

Si l'utilisateur valide encore après les 5 premiers jours ouvrables, la validation de la performance sera effectuée immédiatement. Par exemple : l'utilisateur valide le jour calendaire 15, la performance est validée le jour calendaire 15.

Saisie des prestations pour les utilisateurs utilisant les solutions alternatives pour la gestion de leurs titres-services (en vigueur à partir du 1/6/2025)

1. L'employé saisit les prestations (voir organigramme 3) :

• Le délai de validation de l'utilisateur est de 10 jours ouvrables. Si l'utilisateur valide (déjà) dans les 5 jours ouvrables, la prestation sera validée dans les 5 jours ouvrables.
• La période de validation de l'entreprise est de 5 jours ouvrables.

Que se passe-t-il si une ou plusieurs parties ne valident pas ?

• • L'utilisateur a-t-il validé dans les 5 jours ouvrables ET l'entreprise n'a-t-elle pas validé dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 5 jours ouvrables.
  • L'utilisateur a validé après plus de 5 jours ouvrables, mais toujours dans les 10 jours ouvrables ET il n'y a pas de validation par l'entreprise dans les 5 jours ouvrables ? La performance est automatiquement validée immédiatement.
  • L'utilisateur n'a pas validé dans les 10 jours ouvrables ET il y a une validation par l'entreprise dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 10 jours ouvrables.
  • L'utilisateur n'a pas validé dans les 10 jours ouvrables ET il n'y a pas de validation par l'entreprise dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 10 jours ouvrables.

2. L'entreprise saisit la performance (voir organigramme 4) :

• Le délai de validation de l'utilisateur est de 10 jours ouvrables. Si l'utilisateur valide (déjà) dans les 5 jours ouvrables, la prestation sera validée dans les 5 jours ouvrables.
• Le délai de validation de l'employé est de 5 jours ouvrables.

Que se passe-t-il si une ou plusieurs parties ne valident pas ?

• • L'utilisateur a-t-il validé dans les 5 jours ouvrables ET le travailleur n'a-t-il pas validé dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 5 jours ouvrables.
  • L'utilisateur a validé après plus de 5 jours ouvrables, mais toujours dans les 10 jours ouvrables ET il n'y a pas de validation par le travailleur dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée immédiatement.
  • L'utilisateur n'a pas validé dans les 10 jours ouvrables ET le travailleur a validé dans les 5 jours ouvrables ? La prestation est automatiquement validée après 10 jours ouvrables.
  • L'utilisateur n'a pas validé dans les 10 jours ouvrables ET il n'y a pas de validation par l'employé ? La performance est automatiquement validée après 30 jours calendaires.
    Dans ce cas, l'utilisateur recevra un premier courriel de rappel le 10e jour calendaire et un second le 20e jour calendaire.

Que se passe-t-il si l'utilisateur valide encore après les 10 premiers jours ouvrables ?

Si l'utilisateur valide encore après les 10 premiers jours ouvrables, la validation de la performance aura lieu immédiatement. Par exemple : l'utilisateur valide le jour calendaire 15, la performance est validée le jour calendaire 15.

Délai d'inscription

Les travailleurs doivent enregistrer le jour même une prestation payé avec des titres-services électroniques. S'ils oublient de le faire, vous pouvez, en tant qu'entreprise agréée, enregistrer la prestation à une date ultérieure. À partir du 1er juin 2025, il sera obligatoire d'enregistrer la prestation dans un délai d'un mois à compter de la date de la prestation. Ce n'est que dans des cas exceptionnels qu'une prestation peut être réenregistrée. En outre, les ajustements postérieurs à l'enregistrement restent possibles tant que les titres-services n'ont pas été soumis pour remboursement.

Job Tracker 2.0

L’application mobile Job Tracker 2.0 sera mise à jour pour intégrer les nouveaux délais de validation en vigueur à partir du 1/06/2025. Cela comprend les modifications suivantes :

• Notifications :
  Si votre travailleur a installé l’application sur son téléphone, il recevra une notification l’informant qu’une prestation doit être validée.
• Tableau de bord :
  Une nouvelle page d’accueil sera ajoutée avec les options de validation ou de contestation. De cette manière, votre travailleur pourra facilement valider ou contester les prestations que vous avez encodées.
  Ces actions doivent être effectuées en ligne ; le mode hors ligne n’est pas disponible pour cette fonctionnalité.
• Historique :
  Les prestations seront affichées en différentes couleurs selon leur statut :
  • Bleu : prestations encodées
  • Jaune : prestations en attente
  • Orange : prestations à valider
  • Vert : prestations validées

L’historique affichera les prestations des trois derniers mois (sauf celles annulées).

La manière dont la prestation a été encodée (par vous ou par votre travailleur) sera indiquée sous la prestation.

Actions nécessaires :

1. Ajout d’une adresse e-mail :
Afin de recevoir l’e-mail permettant de valider les prestations, nous demandons à vos travailleurs d’entrer ou de modifier leur adresse e-mail dans l’application mobile Job Tracker 2.0. Ils doivent suivre les étapes suivantes :

• Cliquer sur "Menu"
• Cliquer sur "Mon profil"
• Cliquer sur "Modifier mon adresse e-mail"

Attention : si votre travailleur modifie son adresse e-mail, vous ne pourrez plus la modifier vous-même.

2. Installation de l’application Job Tracker 2.0 :
Si votre travailleur a installé l’application sur son téléphone, il recevra une notification pour valider la prestation.

Si votre travailleur ne saisit pas d’adresse e-mail ou n’installe pas l’application mobile, la prestation sera automatiquement validée après un délai de cinq jours ouvrables.

Les aides-ménagers conservent bien entendu la possibilité d’encoder eux-mêmes leurs prestations.

Bien entendu, les travailleurs pourront toujours enregistrer leurs prestations eux-mêmes.